home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software Vault: The Gold Collection / Software Vault - The Gold Collection (American Databankers) (1993).ISO / cdr02 / kjonvrs.zip / VRS07E.HLP < prev    next >
Text File  |  1990-09-05  |  3KB  |  92 lines
  1.  OVERVIEW
  2.  
  3.    The Travel Expense Log is used to track expenses associated with
  4.    traveling.  Up to 15 expense categories can be defined by you in
  5.    the Set Defaults screen.  You can keep track of expenses for tax
  6.    purposes for your business or for reimbursement from your employer.
  7.  
  8.    The travel expenses are not included in the Cost Per Mile report.
  9.  
  10.  
  11.  QUIT
  12.  
  13.    Press Q (or move to Quit & press Enter) to return to the Travel
  14.    Log.
  15.  
  16.  ADD
  17.  
  18.    Press the A key to add a record. Enter the date, amount, expense
  19.    code and any comments. Records are indexed (sorted) by the date and
  20.    expense code field.  You can enter records in any order.
  21.  
  22.    Valid expense codes are the letters A-O or a blank (SPACE).
  23.  
  24.  
  25.  CHANGE
  26.  
  27.    Use this option to make corrections or to add items that were not
  28.    included when the record was added. Position to the field you want
  29.    to change, press Enter and make the change.
  30.  
  31.  
  32.  DELETE
  33.  
  34.    Use this to remove a record. Deleted records will not be included
  35.    in reports. You can not recall (undelete) a record that has been
  36.    deleted. Deleted records are 'hidden' but remain in the file until
  37.    it is reindexed. You should not need to delete records unless you
  38.    added them to the wrong vehicle.
  39.  
  40.  
  41.  REPORTS
  42.  
  43.    Expense Log reports can be created for any time period. You can
  44.    double-space between records having different dates.
  45.  
  46.    Any blank or unmatched codes will total in the UNMATCHED category.
  47.    (If you are only using codes A and B and accidentally enter a
  48.    record with an expense code of C through O, then that record will
  49.    be totaled into the UNMATCHED category).
  50.  
  51.    If you are not selecting all codes, then only blank codes will be
  52.    totaled into the UNMATCHED categories. Selecting only certain codes
  53.    is useful mainly in getting a listing of records with just those
  54.    certain codes. For example, if expense code A = Business Meals,
  55.    then you can list just the business meals by selecting just A.
  56.  
  57.    The default values assume that you want to list all entries and all
  58.    Expense Codes for the selected vehicle.  If you want a report that
  59.    shows only Expense Code A, then blank out (enter a Space) all other
  60.    expense codes. The FROM and TO dates default to the first and last
  61.    dates.
  62.  
  63.    NOTE: Ctrl-End takes you to the last entry, Ctrl-Home takes you to
  64.          the first.
  65.  
  66.    Printing to a file will place this report into a file named EXP.TXT
  67.    which will be created in the Program Directory (VRS90). This option
  68.    will allow you to import this report into a word processing or a
  69.    spreadsheet program if those programs support ASCII files.
  70.  
  71.    EXAMPLE: You want to create a report showing all entries for 1989.
  72.             To do this, change FROM to 01/01/1989 & TO to 12/31/1989.
  73.             Press the PgDn key.
  74.  
  75.  
  76.  TOTAL
  77.  
  78.    Pressing the T key gives you an accumulative total cost for ex-
  79.    penses.
  80.  
  81.  
  82.  FORM
  83.  
  84.    Press the F key to print a 1 page log form.  You can keep this form
  85.    in your vehicle and then, periodically, transfer the information to
  86.    the Expense Log.
  87.  
  88.   * * * * * * * * * * * * * * * * END * * * * * * * * * * * * * * * *
  89. y, transfer the information to
  90.    the Expense Log.
  91.  
  92.   * * * * * * * * * * * * * * * * END